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Nr.Aktentitel
1Drei Briefe von Vogt Schott an den Obervorsteher von Geismar zu ökonomischen Belangen des Hospitals Hofheim
2Ein Diarium der Visitationsreise von Obervorsteher von Urff in das Hospital Hofheim, 1743, sowie einer Reise nach Merxhausen, 1743, sowie einer weiteren von 1745
3Eine ausführliche Visitation des Hospitals Hofheim durch Obervorsteher von Stamford anlässlich der Einsetzung des neuen Vogts Georg Reuß
4Obervorsteher Geismar zieht in das Hospital Haina, um vor Ort die Kontrolle über die Ökonomie besser vornehmen zu können
5Gedruckte Verordnung der Landgrafen von Hessen-Kassel, wie die für die Aufnahme in das hohe Hospital nötigen Atteste aufzusetzen sind
6Instruktion für das Amt des Fruchtwenders
7Instruktion für den neuen Vogt Johann Balthasar Günst in Haina
8Auszug aus dem Visitationsprotokoll zur Frage der Aufsicht des Obervorstehers über die Bediensteten
Archiv
Die umfangreiche Gutsverwaltung der Hospitäler verlangte nach einer hoch entwickelten Schriftlichkeit, die genaue Auskunft über die Besitzrechte, Einnahmen- und Ausgaben sowie aktuelle Konflikte bieten konnte. Dazu gehörte auch ein Archiv, das allerdings erst am Ende des 17. Jahrhunderts auf Betreiben des Obervorstehers Ernst von Geismar ein eigenes Gebäude und damit eine feste Struktur erhielt.
Aus moderner Sicht ergibt sich hier ein Widerspruch zwischen der Erkenntnis der Zeitgenossen, dass eine regelmäßige Verzeichnung essentiell für das Funktionieren eines solchen Betriebs war, und der Praxis, die in aller Regel wesentlich unsortierter war, als es sinnvoll gewesen wäre. So betrachteten viele Amtleute die von ihnen geführten Akten als ihre privaten Akten, so dass diese beim Tod des Amtmanns insbesondere des Obervorstehers oft endgültig aus dem Hospital verschwanden. Die Einführung einer klaren Archivstruktur, die die Zugriffsrechte der Bediensteten sowie deren Verpflichtung zur Ablieferung wichtiger Akten regelte, nahm daher mindestens 100 Jahre in Anspruch. Immer wieder waren Akten nicht auffindbar. Die Verpflichtung der Rentschreiber, aktuelle Verzeichnisse über den Gutsbesitz der Hospitäler anzulegen (Sal- und Lagerbücher), wurde über Jahrzehnte in immer neuen Visitationsprotokollen mit dem immer gleichen geringen Erfolg wiederholt.
Das zentrale Archiv der Hospitäler befand sich in einem Teil des alten Klostergebäudes in Haina und ist noch heute dort. Die Oberaufsicht unterstand dem Vogt sowie dem Obervorsteher. Alle anderen sollten keinen direkten Zugang zu den Akten haben. Die noch heute in Haina vorfindliche Überlieferung zeigt jedenfalls, dass die Archivordnung im Laufe des 18. Jahrhunderts allmählich verbessert wurde. Damit steigt auch die Zahl heute noch vorhandener Akten.
Visitation
Die Hospitäler unterstanden trotz ihrer organisatorischen Selbstständigkeit einer eingehenden landesherrlichen Kontrolle, die nach den Erbteilungen Hessens im 16. und 17. Jahrhundert von den beiden Linien Hessen-Kassel und Hessen-Darmstadt gemeinsam ausübt wurde. In beiden Landgrafschaften waren jeweils zwei Räte für die Belange der Hospitäler zuständig. Sie waren langfristig mit den Belangen der Hospitäler beschäftigt und gutachteten im Bedarfsfall. Diese Quellen sind in den beiden landesherrlichen Archiven in Marburg und Darmstadt erhalten.
Das wichtigste Kontroll- und Gestaltungsinstrument dieser Räte war die jährlich stattfindende vier- bis achtwöchige Visitation der Hospitäler. Hier kamen alle vier landgräflichen Räte aus Kassel und Darmstadt zusammen, wobei sie durch den Obervorsteher verstärkt wurden, der trotz seiner Arbeit für und im Hospital zur Visitationskommission hinzugehörte. Er wurde nicht visitiert.
Diese Visitationen begannen in jedem Jahr am 1. Mai. Sie sahen im Wesentlichen eine Kontrolle der Bücher vor, wobei die Räte sich freilich auch die Gebäude sowie die Hospitaliten selbst ansahen. Auf die festgestellten Mängel folgten jeweils detaillierte Visitationsprotokolle. In ihnen standen Anweisungen allgemeiner Art zur Führung des Hospitals neben spezifischen Korrekturen zur Rechnungslegung (monita generalia et specialia). Aus diesen Visitationsprotokollen wurden anschließend Auszüge erstellt, die an die jeweiligen Beamten gegeben wurden. Außerdem wurden im Hospital selbst immer neue Zusammenstellungen der wichtigsten Anweisungen der vorangegangenen Jahre erstellt.
Das Vertrauen in das Instrument der Visitation war groß, zumal es seit dem Mittelalter in weltlichen und kirchlichen Organisationen breite Anwendung fand. Das Studium der Visitationsprotokolle erweist allerdings schnell, dass viele Anweisungen Jahr für Jahr wiederholt wurden und dass selbst mit Strafen bewehrte Mahnungen nicht umgesetzt wurden. Es ist daher schwer, den konkreten Nutzen der Visitationen zu beurteilen, zumal nur langjährige grobe Verstöße von Seiten der Beamten zu Entlassungen führten.
Im Rahmen der Visitationen war im Übrigen Gelegenheit für die Armen der Umgebung wie die Angestellten des Hospitals, sich mit einer Bitte bzw. Supplik an die Visitationskommission zu wenden, um etwa eine finanzielle Unterstützung oder eine Sachhilfe zu erbitten.