Archiv
Die umfangreiche Gutsverwaltung der Hospitäler verlangte nach einer hoch entwickelten Schriftlichkeit, die genaue Auskunft über die Besitzrechte, Einnahmen- und Ausgaben sowie aktuelle Konflikte bieten konnte. Dazu gehörte auch ein Archiv, das allerdings erst am Ende des 17. Jahrhunderts – auf Betreiben des Obervorstehers Ernst von Geismar – ein eigenes Gebäude und damit eine feste Struktur erhielt.
Aus moderner Sicht ergibt sich hier ein Widerspruch zwischen der Erkenntnis der Zeitgenossen, dass eine regelmäßige Verzeichnung essentiell für das Funktionieren eines solchen Betriebs war, und der Praxis, die in aller Regel wesentlich unsortierter war, als es sinnvoll gewesen wäre. So betrachteten viele Amtleute die von ihnen geführten Akten als ihre privaten Akten, so dass diese beim Tod des Amtmanns – insbesondere des Obervorstehers – oft endgültig aus dem Hospital verschwanden. Die Einführung einer klaren Archivstruktur, die die Zugriffsrechte der Bediensteten sowie deren Verpflichtung zur Ablieferung wichtiger Akten regelte, nahm daher mindestens 100 Jahre in Anspruch. Immer wieder waren Akten nicht auffindbar. Die Verpflichtung der Rentschreiber, aktuelle Verzeichnisse über den Gutsbesitz der Hospitäler anzulegen (Sal- und Lagerbücher), wurde über Jahrzehnte in immer neuen Visitationsprotokollen mit dem immer gleichen geringen Erfolg wiederholt.
Das zentrale Archiv der Hospitäler befand sich in einem Teil des alten Klostergebäudes in Haina – und ist noch heute dort. Die Oberaufsicht unterstand dem Vogt sowie dem Obervorsteher. Alle anderen sollten keinen direkten Zugang zu den Akten haben. Die noch heute in Haina vorfindliche Überlieferung zeigt jedenfalls, dass die Archivordnung im Laufe des 18. Jahrhunderts allmählich verbessert wurde. Damit steigt auch die Zahl heute noch vorhandener Akten.