„Wegen des Archivs
Alß man auch bey Besichtigung des in dem Hospital Hayna befindlichen Archivs observiert und vorgenommen, daß der Obervorsteher die denen Hospitalien zustehende Obligationes allein unterhanden, der Ambtsvogt aber darumb gantz keine Wißenschafft hat, worbey jedoch bey vorfallenden Sterbfällen, in Ermangelung gewißer Nachricht, besagten Hospitalien ein groß Praejuditz zuwachßen könnte:
Als hat mann vor nöthig erachtet, Verordnungen ergehen zu laßen, weiln dem Amts-Vogt das Archiv anvertraut und also auch die Originalia mit seiner Verantwortung und Inspection stehen, gestalt ihm dann auch deswegen ein gewißes Deputat vorhin vermacht worden. Die Originalia auch das Principalstück eines Archivs sind, daß zu desto beßerer Verwahrung solcher Obligationes ein verwahrter Sambt-Caste forderlich gemacht, alle Obligationes in Originali specificret und darinn gelegt werden sollen. Der Amtsvogt auch dieselbe alle mit Benennung der Debitoren, des Termini Solutionis und der Unterpfanden oder Versicherung in ein vollständiges Repertorium oder Verzeichnuß bringen, daßelbe darauf in duplo verfertigen, dem H[errn] Obervorsteher darvon ein Exemplar zu deßen Nachricht zu stellen und das andre Exemplar beym Archiv laßen, darmit wiedrigenfalß, da nach des H[errn] Obervorstehers Tod von denen Original-Obligationen etwas sich nicht finden und dardurch dem Hospital Schaden zu wachsen sollte, mann nicht Anlaß finden möge, sich deswegen an seinen Erben und Gütern zu erhohlen. Dahero sie beyderseits umb Leben und Sterben willen dieser höchstnöthigen Verordnung forderlichst nachkommen werden. Und sollen 2 verwahrte Schloß vor solchen Casten gelegt werden, H[err] Obervorsteher zu einem einen Schlüßell, der Amts-Vogt aber zu dem andern den Schlüßell haben.“


Auch im folgenden Jahr wird über das Archiv beraten. Ausschnitt aus dem Visitationsrezess aus dem Jahr 1687.

Visitationsbericht, Haina, den 14. Mai 1687

„Nachdem auch dasjenige, was wegen des Archivs und Sambtkastens im vorigen Recess verordnet worden, biß dahero nicht effectuiret und dem zeitigen Amtsvogt bey itziger Deputirte Anweßenheit erst das Archiv von geweßenen Vogt gelieffert worden, auch darauf nicht getrieben worden. Alß wird der H[err] Obervorsteher neben dem Amtsvogt nochmahlen ernstlich erinnert, denn waß dißfalß im nechst vorhergangenen Recess verordnet worden forderlich nachzukommen. Da des Obervorstehers Unpäßlichkeit continuiren und anhalten sollte, soll der Vogt, neben des H[errn] Obervorstehers Herrn Söhnen, worzu der itzo Anwesende anerbiethig gemacht, solches alles zu Werck richten.“